E-mails die mensen lezen en op antwoorden
Zelfs zonder de mails in je mailbox te openen, weet je meteen: deze is een goeie, de andere is "blèh". Die "blèhs" zijn e-mails die formeel, afstandelijk of overdreven professioneel zijn. Het soort mails dat je snel overslaat of als ongelezen markeert omdat je ooit van plan er iets mee te doen. Misschien.
De goeie mails zijn persoonlijk. Ze komen van een vriend. Of minstens van iemand die zo overkomt. En iets dat je zegt: die open ik meteen. En met een grote kans dat je de mail ook beantwoordt.
Professioneel of privé, het maakt niet uit
Of het nu een uitnodiging voor een feestje na het werk is, een commerciële mail aan een klant is of een e-mail aan de ambtenaar bij de gemeente. Als jouw mails vaak zonder of met een laat antwoord behandeld worden, moet je maar 1 ding veranderen: stop met het schrijven van "beleefde" en formele mails. En schrijf je mails vanaf nu als een EVEM. Oftewel een "e-mail van een maatje".
Anders gezegd: een e-mail die persoonlijk en warm aanvoelt. Van een vriend aan een vriend geschreven. Ja, zelfs in je nieuwbrieven of andere commerciële mails aan klanten. Want van bedrijven die we sympathiek vinden en vertrouwen, daarvan kopen we sneller, nietwaar?
Nee, je hoeft niet iedereen aan te schrijven alsof je elkaar al kent van in de pampers tot op elkaars huwelijk. Maar een toon die je aanslaat bij een "nieuwe vriend" of een fijne collega zorgt dat je mails sneller gelezen en vaker beantwoord worden.
Enkele praktische tips om jouw innerlijke "leerkracht Nederlands" los te laten en naar de EVEM-modus over te schakelen.
Gebruik een informele onderwerpregel
Liefst zo dat je zelf zin zou hebben de mail open te klikken.
Dat doe je met een informelere zinsbouw.
Een voorbeeld:
"Gelieve het document in bijlage ondertekend terug te sturen"
Weinig leuks aan. Maar als je schrijft:
"Teken deze zodat we je op tijd betalen"
dan ben ik zeker dat je deze e-mail snel opent.
Vervang "Voorstel tot samenwerking" door "Idee voor een supersamenwerking (bevat cafeïne en lekkernijen)".
Maak het persoonlijk:
"Was jij dat bij het event in Gent?"
"Door jou ben ik van job veranderd"
"Heb jij wel eens een bad hair day, Steven?"
Iedereen opent mails over hun favoriete onderwerp: zichzelf.
Begin je mail met een vriendelijke begroeting
Gebruik een ongedwongen begroeting.
"Dag Peter,"
"Héla Veronique,"
"Hey Alexander,"
Bedenk hoe je een voicemail-bericht voor deze persoon zou achterlaten. Je zou die ook beginnen met "dag" of "hallo" gevolgd door de voornaam. Probeer dezelfde toon in je e-mails te zetten.
Te vermijden zijn "Beste Peter," "Hallo Peter" of -nog erger- gewoon "Beste," (zonder voornaam), laat staan "Geachte,". Mails die beginnen met "Beste Petra" of "Hallo Tom" komen zeker niet van een maatje.
Maar toch kun je "hallo" gebruiken. Maar dan anders: "Peter, hallo!". Dat klinkt alsof je blij bent Peter terug te 'zien' en de draad weer wil aanknopen.
Zorg voor een persoonlijke opening
Beginnen met "Ik hoop dat het goed met je gaat" is een teveel gebruikte poging om warm over te komen. Maar het is even warm en donzig als een lavabo.
En doet je meteen het ergste vermoeden: deze persoon wil dat ik iets doe dat ik niet wil. Zoals een formulier invullen en terugsturen. Veel slimmer is te beginnen met iets over hun favoriet onderwerp: zichzelf.
"Afgelopen weekend moest ik aan je denken toen ik op een barbecue was."
"Net zoals mezelf heb jij een hekel aan voetbal. En dat is me bijgebleven."
"Die foto's van het event die je op Instagram poste, zijn echt mega."
Soms ken je de persoon niet goed genoeg. Grijp dan terug naar de actualiteit. Of ja, het weer.
"Hopelijk ben jij niet in de stortbui terecht gekomen, ik helaas wel."
"Ging jouw weekend ook zo snel als de mijne? Dan heb je jou vast ook geamuseerd."
"Het is vrijdag, het weekend lonkt. En daarom mail ik je".
Als je onlangs nog in contact kwam met die persoon, kun je de opening vaak weglaten en meteen ter zake komen.
Schrijf alsof je spreekt
Je hebt schrijftaal en je hebt spreektaal.
"Ik hoop dat u ook aanwezig zal zijn op Tomorrowland. Want het is, zoals u ongetwijfeld weet, altijd een voortreffelijk evenement. Tijdens de editie van dit jaar organiseren we voor u een cocktail proeverij."
"Hopelijk ben je er ook bij op Tomorrowland. Want dat is altijd een knalfeest. En deze keer doen we een cocktail tasting".
Welke van de 2 zinnen spreken je het meest aan? Proficiat, je bent geen robot.
Schrijf zoals je praat en je mails worden 100x beter.
Eindig met een applaus
Tot nu toe heb je al een echte EVEM geschreven. Nu opletten dat je niet afsluit met "Met vriendelijke groeten" of "Met vriendelijke groet" want zo sluiten veel advocaten zelf hun mails af.
Een "XXX" is misschien wat te informeel, maar wat dacht je van:
"Hartelijk,"
"Tot snel,"
"Tot morgen,"
"Zonnige groeten uit De Haan,"
"In blijde verwachting op je komst,"